S narastajúcou elektronizáciou spoločnosti a komunikáciou prostredníctvom elektronických médií, kedy informácie na papieri nahrádzajú informácie v elektronickej podobe, priamo úmerne rastie aj význam elektronického podpisu. Zákon č. 215/2002 Z. z. o elektronickom podpise a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov zaviedol do právneho poriadku SR niektoré nové pojmy a inštitúty, ako napr. elektronický podpis, zaručený elektronický podpis, certifikačná autorita, ustanovil, za akých podmienok má elektronický podpis právne účinky vlastnoručného podpisu, čím došlo k zrovnoprávneniu dokumentov v elektronickej forme podpísaných zaručeným elektronickým podpisom s právnymi úkonmi uskutočnenými v písomnej podobe, čo vedie k rýchlejšiemu, efektívnejšiemu a bezpečnejšiemu spôsobu výmeny dát medzi komunikujúcimi stranami.
Elektronický podpis a zaručený elektronický podpis
Elektronický podpis (ďalej aj „EP“) predstavuje nešifrované uvedenie identifikačných údajov, ktoré umožňujú identifikáciu označenej osoby a zabezpečujú integritu obsahu elektronického dokumentu. Úloha obyčajného EPu je skôr overiť, že dokument, ktorý prišiel príjemcovi a je podpísaný EPom, je totožný s dokumentom, ktorý bol podpisovaný. Zaručený elektronický podpis (ďalej aj „ZEP“) je forma EPu, kde totožnosť autora ZEPu (podpisovateľa) je jednoznačne a preukázateľne identifikovateľná. Vďaka prijatej fikcii pravosti ustanovenej v § 40 ods. 4 druhá veta Občianskeho zákonníka (písomná forma je zachovaná vždy, ak právny úkon urobený elektronickými prostriedkami je podpísaný zaručeným elektronickým podpisom) dochádza k zrovnoprávneniu ZEPu s podpisom vlastnoručným. ZEP je možné vytvoriť len pomocou kvalifikovaného certifikátu, ktorý sú na území SR oprávnené vydávať Akreditované certifikačné autority, ktoré získali autorizáciu na túto činnosť od Národného bezpečnostného úradu.
Rozdiel medzi „obyčajným“ EPom a ZEPom je obdobný rozdielu medzi úradne osvedčeným a neosvedčeným vlastnoručným podpisom, pričom nutnou podmienkou pre dôveryhodnú elektronickú komunikáciu občana s verejnou správou je použitie práve ZEPu.
Výhody zaručeného elektronického podpisu
Výhody používania ZEPu sú nesporné. Toto riešene odbúrava byrokraciu a zbytočné papierovanie, šetrí čas inak strávený osobným kontaktom s úradmi či firmami. ZEP zaisťuje integritu obsahu (po podpísaní nedošlo k žiadnej zmene, súbor nie je úmyselne či neúmyselne poškodený), autenticitu pôvodu (overenie identity subjektu, ktorému EP patrí) a nepopierateľnosť autorstva (autor nemôže tvrdiť, že podpísaný elektronický dokument nevytvoril). Ďalším faktorom je úspora nákladov spočívajúca v poštovnom, kancelárskom papieri, toneri, rôznych poplatkoch, napr. za osvedčenie pravosti podpisu notárom, taktiež mnoho inštitúcií finančne zvýhodňuje tých, ktorí sa rozhodnú komunikovať elektronicky. To zabezpečuje flexibilitu a efektivitu komunikácie a zjednodušenie podnikania, pričom v neposlednom rade možno v konečnom dôsledku hovoriť aj o šetrení životného prostredia.
Využitie zaručeného elektronického podpisu
K orgánom štátnej správy, ktoré pripravujú svoju agendu tak, že počítajú s využitím ZEPu, príp. je pri niektorých podaniach ZEP nevyhnutnosťou, bez ktorej sa podnikateľ nezaobíde, patrí napr. daňový úrad, colná správa, obchodný register, kataster nehnuteľností, súdy, banky, poisťovne, niektoré agendy Ministerstva vnútra SR (register obyvateľstva a pod.).
Súdy
V zmysle ustanovenia § 42 ods. 1 Občianskeho súdneho poriadku (ďalej len „OSP“) podanie možno urobiť písomne, ústne do zápisnice, elektronickými prostriedkami alebo telefaxom. Podanie obsahujúce návrh vo veci samej alebo návrh na nariadenie predbežného opatrenia, ktoré bolo urobené elektronickými prostriedkami, treba doplniť písomne alebo ústne do zápisnice najneskôr do troch dní; podanie, ktoré bolo podpísané zaručeným elektronickým podpisom, doplniť netreba. Podanie urobené telefaxom treba doplniť najneskôr do troch dní predložením jeho originálu. Na podania, ktoré neboli v tejto lehote doplnené, sa neprihliada. Na základe vyššie uvedeného ustanovenia dochádza k nahradeniu doterajšej možnosti uskutočniť podanie prostredníctvom telefaxu a telegrafu modernejším spôsobom, a to podaním v elektronickej forme, napr. bežným e-mailom, pričom účinky takéhoto elektronického podania bez ZEPu zostanú zachované v prípade jeho doplnenia písomne alebo ústne do zápisnice najneskôr do troch dní. Avšak vyššie uvedené ustanovenie povinnému doplneniu podania v lehote troch dní výslovne podriaďuje iba elektronické podania obsahujúce návrh vo veci samej alebo návrh na nariadenie predbežného opatrenia, pričom sa nevyjadruje k otázke postupu v prípade ostatných podaní. Odlišný mechanizmus sa aplikuje na elektronické podania podpísané ZEPom, ktoré sú rovnocenné s písomnými podaniami a ktoré z tohto dôvodu dopĺňať v papierovej podobe netreba.
Pri elektronickom podaní so ZEPom prostredníctvom elektronickej podateľne spolu s návrhom na začatie konania je možné zaslať v elektronickej podobe aj prílohy k návrhu v jednej e-mailovej správe za dodržania podmienky, že spolu neprekročia veľkosť 2MB, resp. je možné ich zaslať i osobitne, avšak aspoň z prípisu v e-maile by malo byť zrejmé, že už bol elektronicky podaný návrh, aby podateľňa vedela, že tieto prílohy patria k uvedenému návrhu. Formáty elektronických dokumentov, ktoré elektronická podateľňa prijíma, sú uvedené na webovej stránke Ministerstva spravodlivosti SR (ďalej len „MS SR“), kde sú vymedzené podmienky elektronického podania na súdy. V prípade nedodržania stanovených formátov podania neprejdú aplikáciou určenou na overovanie elektronických podaní, na čo však podávateľa súd upozorňuje notifikačnými správami. ZEPom vrátane časovej pečiatky postačuje byť opatrený len dokument, ktorý obsahuje návrh vo veci samej. Ostatné prílohy dokumentu, ako plnomocenstvo atď., nemusia byť opatrené ZEPom, no z hľadiska istoty, ak sa posielajú prílohy pre ich objemnosť zvlášť, odporúča sa ZEPom opatriť aj tieto dokumenty. Zasielané dokumenty nie je možné posielať zazipované, t.j. „zbaľovať“ do *.rar resp. *.zip.
Styk s elektronickou podateľňou je vymedzený na pracovné dni od 09:00 do 13:00. Podania prijaté na adresy elektronickej pošty mimo tohto času budú vybavené nasledovný pracovný deň. Návrh je zapísaný v deň prijatia podania. V prípade úspešného odoslania a doručenia podania na príslušnú e-mailovú adresu súdu, podanie sa ihneď odovzdá podateľni, ktorá ho následne zaeviduje v programovej aplikácii súdu určenej na správu súdnej agendy. Elektronická podateľňa aicky vygeneruje potvrdenku s presným časom prijatia podania, ktorú elektronicky odošle odosielateľovi. Potvrdenka podpísaná ZEPom súdu predstavuje dôkazný prostriedok, ktorým sa preukáže „nezmeškanie“ procesnej lehoty. Pri klasickom styku treba žalobu spolu s prílohami zasielať na súd vo viacerých vyhotoveniach, inak „množí“ súd podanie v zmysle § 42 ods. 3 OSP na náklady navrhovateľa. Pri elektronickom styku táto povinnosť logicky odpadá. Prílohy k žalobnému návrhu sa digitalizujú, pričom súd zabezpečí ich vytlačenie a vyhotovenie potrebného počtu rovnopisov bez náhrady ich vecných nákladov v zmysle ustanovenia § 42 ods. 3 OSP. Elektronicky podaný návrh s prílohami sa zasiela účastníkom tým spôsobom, že súd zasiela vytlačené dokumenty opatrené overovacou doložkou. Za vyhotovenie rovnopisov podaní a ich príloh, ktoré vytvoria súdny spis a ktoré sú doručované účastníkom konania, ak boli urobené elektronickými prostriedkami so ZEPom, je spoplatnené za každú stranu 0,06 € najmenej 6,50 € za podanie, ktoré je návrhom na začatie konania s prílohami, najmenej 1,50 € za ostatné podania s prílohami (Položka 20a Sadzobníka súdnych poplatkov zákona č. 71/1992 Zb.). Vzhľadom na pomerne vysoký poplatok za vyhotovenie rovnopisu podania, ktoré je návrhom na začatie konania, mnohí užívatelia ZEPu podávajú samotný návrh na začatie konania štandardne v listinnej podobe (či už prostredníctvom pošty alebo osobne do podateľne súdu) a len prílohy k žalobnému návrhu zašlú súdu elektronicky so ZEPom. Z pohľadu všeobecného záujmu o zvýšenie elektronizácie aj v komunikácii so súdmi, by zrejme stálo za zváženie zníženie minimálneho poplatku vo výške 6,50 € za vyhotovenie rovnopisov podania, ktoré je návrhom na začatie konania, a jeho priblíženie reálne vynaloženým nákladom (poštovné, náklady na papier a toner), k čomu by mohla prispieť aj celková elektronizácia súdneho spisu.
Postup vybavovania elektronických podaní po ich prijatí na súde je upravený interným predpisom zriaďovateľa služby MS SR. Po doručení elektronického podania na súd, podateľňa súdu zasiela dokumenty na overenie ZEPu MSSR. Pokiaľ ide o určenie doby, počas ktorej podateľňa súdu po zaslaní elektronických podaní na overenie MSSR obdrží potrebné potvrdenia o začatí procesu overovania ZEPu a jeho samotného ukončenia, prax ukazuje rozpätie medzi cca 1 hod. až 2-3 dni, a to aj v závislosti od toho, či podávateľ splní náležitosti (formát, veľkosť, podpis).
Elektronické adresy okresných a krajských súdov určené na prijímanie podaní sú uverejnené na internetovej stránke MS SR. Tieto elektronické adresy sa uvádzajú aj na písomnostiach doručovaných účastníkom konania a ich zástupcom, samozrejme s výnimkou rozhodnutí. Vyhláška pripúšťa aj uvádzanie elektronickej adresy sudcov a súdnych úradníkov.
Ustanovenie § 45 OSP prichádza s možnosťou obdobne ako v prípade účastníkov, doručovať písomnosť elektronickými prostriedkami aj zo strany súdov, napr. pri výzve na zaplatenie súdneho poplatku, výzve na odstránenie vád návrhu, predvolávaní účastníka konania, resp. jeho zástupcu na pojednávanie, výzve na vyčíslenie trov konania či výzve v rámci vedenia konania. Tento postup však možno použiť iba za predpokladu, že účastník konania alebo jeho zástupca o to požiada a zároveň oznámi súdu adresu na zasielanie elektronických písomností. V spojitosti s uvedeným ustanovením sa zavádza aj nová fikcia doručenia zaťažujúca účastníka konania, v zmysle ktorej sa bude elektronicky doručovaná písomnosť považovať za doručenú piaty deň odo dňa jej odoslania, a to aj vtedy, ak si ju adresát neprečítal. Tento režim doručovania sa však nevzťahuje na rozhodnutia a na písomnosti, ktoré sa doručujú do vlastných rúk.
Obchodný register
Výhody využitia ZEPu možno pozorovať aj pri podaniach a komunikácii s obchodným registrom. Okrem toho, že v takomto prípade používateľ ZEPu nie je viazaný úradnými hodinami podateľní registrových súdov, elektronické podania šetria čas a zároveň vo výraznej miere aj náklady, keďže v prípade podania celého návrhu elektronickými prostriedkami sa sadzba poplatku znižuje o 50% z pevnej sumy ustanovenej v sadzobníku poplatkov. Zároveň pri komunikácii s obchodným registrom je vytvorená spätná väzba elektronickým informovaním o priebehu vybavovania podania.
Návrh na zápis údajov do obchodného registra, návrh na zápis zmeny zapísaných údajov a návrh na výmaz zapísaných údajov (ďalej len „návrh na zápis“) možno podať elektronickými prostriedkami, a to v elektronickej podobe tlačiva zverejnenom na internetových stránkach ústredného portálu verejnej správy, pričom tento návrh musí byť podpísaný ZEPom navrhovateľa, inak registrový súd naň neprihliada. Ak bol návrh na zápis podaný elektronickými prostriedkami, listiny, z ktorých vyplývajú údaje, ktoré sa majú do obchodného registra zapísať, a listiny, z ktorých vyplývajú skutočnosti, ktoré sa majú preveriť, možno podať v listinnej podobe alebo v elektronickej podobe elektronickými prostriedkami so ZEPom. V týchto prípadoch sa osvedčenie pravosti podpisu navrhovateľa a pravosti podpisu splnomocniteľa, ak ide o zastúpenie na základe plnomocenstva, nevyžaduje.
Pokiaľ ide o ukladanie listín v zbierke listín, originál listiny nahrádza elektronická podoba listiny podpísaná zaručeným elektronickým podpisom osoby oprávnenej na podanie návrhu alebo, ak sa listina ukladá bez návrhu, osoby oprávnenej na predkladanie listín do zbierky listín. Listiny, ktoré sa podľa zákona o obchodnom registri prikladajú k návrhu na zápis a ukladajú sa do zbierky listín, sa predkladajú v dvoch vyhotoveniach spolu s návrhom na zápis, kedy sa jedno vyhotovenie odovzdá živnostenskému úradu a druhé sa uloží v zbierke listín. Ak sa listina predkladá elektronickými prostriedkami, v elektronickej podobe postačuje len v jednom vyhotovení.
Elektronickými prostriedkami možno požiadať aj o vydanie výpisu z obchodného registra alebo potvrdenia o tom, že v obchodnom registri určitý zápis nie je, alebo o vydanie kópie uloženej listiny alebo vydanie potvrdenia o tom, že určitá listina nie je uložená v zbierke listín, ktoré v takomto prípade registrový súd vydá elektronickými prostriedkami podpísané ZEPom prevádzkovateľa informačného systému verejnej správy do 2 pracovných dní odo dňa, keď súdu prišla informácia o zaplatení súdneho poplatku, v prípade výpisu alebo potvrdenia, že v obchodnom registri určitý zápis nie je, do 5 pracovných dní odo dňa, keď súdu prišla informácia o zaplatení súdneho poplatku, v prípade kópie uloženej listiny alebo vydanie potvrdenia o tom, že určitá listina nie je uložená v zbierke listín. Celý proces prebieha elektronicky vrátane bezhotovostnej úhrady súdneho poplatku, ktorý za vydanie takéhoto výpisu predstavuje 0,33 €. Podstata takéhoto výpisu spočíva v tom, že je v súčasnosti právne záväzný a teda v praxi „plne využiteľný“ iba v digitálnej podobe podpísaný ZEPom súdu. Takýto výpis vytlačený na papier stráca na „sile“, nakoľko si nezachová podobu verejnej listiny.
Ako už bolo uvedené vyššie, registrovaný používateľ elektronických služieb obchodného registra, ktorý realizoval celé podanie prostredníctvom elektronických služieb obchodného registra požíva výhodu zľavy zo stanovenej sadzby súdneho poplatku, a to v hodnote 50% oproti podaniam realizovaným čisto v listinnej podobe, teda v týchto prípadoch je sadzba poplatku 50% z pevnej sumy ustanovenej v sadzobníku, pričom poplatky vyberané vo veciach obchodného registra a poplatky za úkony súdov týkajúce sa obchodného registra, ktoré boli vykonané elektronickými prostriedkami, sa platia prostredníctvom elektronického platobného portálu verejnej správy.
Sadzby súdnych poplatkov vo veciach obchodného registra upravuje zákon č. 71/1992 Zb. o súdnych poplatkoch vo svojej prílohe Sadzobník súdnych poplatkov, položka 17 a položka 24b.
Kataster nehnuteľností
ZEP bude určite prínosom aj pre katastrálne konanie, ktoré možno vykonať aj elektronicky. Náležitosti elektronického podania sú rovnaké ako pri písomnom podaní, pričom sa podáva jeden rovnopis návrhu a len jeden rovnopis príloh, na rozdiel od písomného podania. Pri elektronickom podaní musia byť v elektronickej podobe a podpísané ZEPom aj všetky prílohy, pričom ak sa v písomnom podaní vyžaduje osvedčený podpis, v elektronickom podaní mu zodpovedá ZEP opatrený časovou pečiatkou, čo predstavuje ďalšie šetrenie nákladov. Podľa usmernenia Katastrálneho úradu Trnava pre postup pri elektronickom podaní návrhu na vklad, elektronický návrh je navrhovateľ povinný poslať prostredníctvom elektronickej podateľne na e-mailovú adresu katastrálneho úradu. Na katastrálnom úrade je podanie otvorené a následne ihneď preposlané na príslušnú správu katastra. Dňom doručenia podania je deň jeho doručenia na príslušnú správu katastra. Zamestnanec podateľne správy katastra po priradení čísla vkladu k podaniu oznámi na e-mailovú adresu navrhovateľa, kedy bol vklad správe katastra doručený a pod akým číslom bol zaevidovaný v registri vkladov. Práve z tohto hľadiska je účelné v návrhu na vklad uviesť aj svoju e-mailovú adresu, aby správa katastra mohla uvedené oznámenie odoslať.
Od 1. septembra 2009 katastrálny zákon zaviedol inštitút „oznámenia o zamýšľanom návrhu na vklad“, pri aplikácii ktorého môže účastník znížiť správny poplatok o 15,- €. Elektronické podanie návrhu na vklad a elektronické oznámenie o zamýšľanom návrhu na vklad si podľa skúseností katastrálnych úradov mnohí zamieňajú. Zatiaľ čo prvú z možností môžu využiť len tí, ktorí majú ZEP, v prípade oznámenia o zamýšľanom návrhu na vklad netreba disponovať ZEPom.
Pred podaním návrhu na vklad môžu účastníci konania podať oznámenie o zamýšľanom návrhu na vklad v elektronickej podobe tlačiva, ktoré sa zverejní na internetovej stránke úradu. Ak do 90 dní od doručenia oznámenia účastník konania nepodá návrh na vklad, oznámenie správa katastra vymaže z evidencie.
Zmysel oznámenia spočíva najmä v tom, že už pri jeho spracúvaní možno skontrolovať údaje vo formulári podľa aktuálneho stavu operátu, doplniť chýbajúce alebo opraviť nepresnosti. Keďže sa oznámenie zašle elektronicky na príslušnú správu katastra, uľahčuje sa tak práca na správach katastra, nakoľko systém vygeneruje kód, na základe ktorého potom úradník katastra vyhľadá dokumentáciu a rýchlejšie bude môcť spracovať návrh na vklad. Ak do 90 dní od doručenia oznámenia účastník konania nepodá návrh na vklad, oznámenie správa katastra vymaže z evidencie. Spolu s riadnym návrhom na vklad treba predložiť aj vytlačenú verziu elektronického oznámenia o zamýšľanom návrhu. Výhodou tohto postupu je vyššie spomínaná zľava na bežnom poplatku namiesto 66 € len 51 €.
Správa katastra môže na požiadanie poskytnúť elektronicky výpis alebo kópiu zo súboru geodetických informácií, výpis alebo kópiu zo súboru popisných informácií, kópiu z pozemkových kníh, ako aj identifikáciu parcely, ak má správa katastra požadované údaje v elektronickej forme.
Pre porovnanie poplatok za návrh na začatie konania o povolení vkladu práva k nehnuteľnosti do katastra nehnuteľností je 66,- €, avšak za návrh na začatie konania o povolení vkladu práva k nehnuteľnosti do katastra nehnuteľností podaný elektronicky je 33,- €. Ak účastník konania pri doručení návrhu na vklad do katastra nehnuteľností žiada rozhodnúť o vklade urýchlene do 15 dní, správny orgán vyberie poplatok vo výške 265,50 €. Ak účastník konania podal návrh na vklad do katastra elektronicky, správny orgán vyberie poplatok vo výške 130 €.
Isté nevýhody, ktoré sa v praktickom využití ZEPu vo vzťahu ku katastru nehnuteľností vyskytujú spočívajú v tom, že správa katastra/katastrálny úrad vyžadujú, aby všetci účastníci zmluvného kontraktu disponovali ZEPom a časovou pečiatkou, čo je však v praxi málo pravdepodobné. Vzhľadom na to, sa budú za účelom zníženia správnych poplatkov využitím ZEPu objavovať elektronické návrhy podané prostredníctvom tretích osôb, napr. podanie návrhu na vklad advokátom s využitím ZEPu na základe autorizovanej zmluvy o prevode nehnuteľnosti.
Záver
Využitie ZEPu v niektorých oblastiach, najmä v komunikácii s obchodným registrom, prináša jeho používateľovi nemalé výhody tak po finančnej stránke, ako aj z pohľadu úspory času a jeho efektívnejšieho využitia. Napriek tomu, že využívanie ZEPu v našej spoločnosti ešte nie je úplnou samozrejmosťou, s rastúcou elektronizáciou sa tomuto trendu snaží prispôsobiť čoraz viac inštitúcii a orgánov verejnej moci, pričom už dnes je realizácia niektorých úkonov možná len elektronicky (napr. podávanie súhrnných výkazov DPH, žiadosti o vrátenie DPH z iných členských štátov, komunikácia s Colným úradom pri vývoze a dovoze). Rásť by malo taktiež využívanie elektronických faktúr, čo by viedlo k značnému odbúraniu papierovania. Skutočnosť, že používanie EPu a ZEPu sa vo všeobecnosti zvyšuje, potvrdzuje aj čoraz väčší počet vydávaných kvalifikovaných certifikátov a časových pečiatok certifikačnými autoritami. S najväčšou pravdepodobnosťou bude o niekoľko rokov používanie EPu rozšírené aj v rámci bežnej komunikácie s úradmi či firmami, k čomu by mohla prispieť aj plánovaná legislatíva, čím sa EP a ZEP stanú nevyhnutnosťou každého podnikateľa.